Teamet bag InfoLand bidrager med support, udvikling og hjælp, når der er behov for det, men det er jeres frivillige, som i fællesskab står for den løbende drift af hjemmesiden. Det er derfor afgørende, at der til InfoLand opbygges en stærk organisation af frivillige kræfter, som sørger for driften. I den forbindelse kan I med fordel fordele og organisere opgaverne og ansvaret imellem jer. På den måde bliver arbejdsopgaverne klare, således at enkelte personer står for eksempelvis teknik, indhold, vedligehold, billeder og så videre.

Jeres hjemmeside er hele lokalsamfundets kommunikationsredskab, og derfor må den ikke være afhængig af enkeltpersoner. Det er afgørende, at I organiseres på en måde, så der altid er nogle, der er klar til at tage over, hvis andre stopper. Denne organisering kan vi hjælpe jer med, og vores forslag til en organisering bygger på tre forskellige led, som kan se ud på følgende måde:

  1. En administrator/webmaster, som har teknisk forstand og interesse i særligt opbygningen af hjemmesiden. Til den rolle er det dog vigtigt at pointere, at vi med vores support både får jer godt i gang og altid står til rådighed for jeres spørgsmål. De tekniske kompetencer kan derfor altid læres, så længe lysten og gejsten er til det. Der kan med fordel udvælges en assisterende administrator/webmaster, som kan sikre både sparring og supplement. Webmasteren har intet ansvar i forhold til indholdet på siden.
  2. Til det foreslår vi, at I udnævner en række redaktører. Det kan for eksempel være en redaktør fra hver forening, institution og så videre, som er med i samarbejdet. Sammen udgør disse redaktører en redaktørnetværk, som sørger for, at der til hvert af deres områder bliver lagt aktiviteter, billeder, nyheder og så videre op.
  3. Det sidste niveau er forfattere. De arbejder alle under redaktørerne og skriver tekster og indhold til siden. Forfatterne koordinerer gennem redaktørerne, hvem der gør hvad og hvornår.

Med denne organisering er I sikre på, at en lang række af frivillige bliver involveret i projektet, som dermed ikke bliver afhængigt af enkeltpersoner. Det betyder, at enkeltpersoner altid kan stoppe, uden det får afgørende betydning for driften af hjemmesiden. Samtidigt sikrer det, at I er flere til at løfte opgaven i fællesskab med hinanden. På den måde bliver arbejdsbyrden aldrig for stor for den enkelte, og der vil være ressourcer til en bedre og mere intensiv kommunikation.

Formål og målgruppe
Foruden organiseringen er det ligeledes vigtigt, før I får en InfoLand hjemmeside, at gøre jeg overvejelser omkring jeres formål og målgruppe. I den forbindelse kan det være en fordel at arbejde med segmentering af målgruppen. I kan f.eks. opdele den i børn, unge, voksne og ældre eller tilflyttere og turister. I kan også opdele efter foreninger, institutioner, organisationer, kultur osv.

Det er altså vigtigt, at I hele tiden tænker kommunikationen ind og voervejer, hvilken form for information de forskellige grupper ønsker at læse.

Bl.a. skal I overveje hvem I ønsker skal bruge siden, og hvordan I imødekommer de forskellige målgruppers behov.